Cheltuieli deductibile și nedeductibile în firmă – Ghid 2025
În fiecare firmă, gestionarea cheltuielilor este esențială nu doar pentru cashflow, ci și pentru optimizarea fiscală. Când deduci legal o cheltuială, firma plătește mai puțin impozit pe profit – dar trebuie să știi exact ce este deductibil și ce nu este acceptat de ANAF.
În 2025, Codul Fiscal din România menține structura cunoscută, dar multe firme continuă să facă greșeli costisitoare. În acest articol îți explic clar, ca expert contabil, care sunt regulile actualizate, cu exemple concrete și sfaturi practice.
Ce înseamnă „cheltuieli deductibile” și de ce contează?
O cheltuială deductibilă este acea cheltuială recunoscută de ANAF ca fiind necesară pentru desfășurarea activității economice. Se scade din veniturile totale pentru a calcula profitul impozabil.
Exemplu simplu: Dacă firma are venituri de 200.000 lei și cheltuieli deductibile de 70.000 lei, impozitul pe profit se va calcula pe 130.000 lei, nu pe toată suma.
Clasificare: ce tipuri de cheltuieli poți avea în firmă?
- Integral deductibile – se scad 100% din venituri (ex: salarii, chirii, contabilitate).
- Deductibile limitat – doar în anumite condiții sau în limite procentuale (ex: protocol, sponsorizări).
- Nedeductibile – nu se pot scădea deloc (ex: amenzi, penalități, cheltuieli personale).
Cheltuieli integral deductibile – exemple frecvente
| Tip cheltuială | Exemplu concret |
|---|---|
| Salarii și contribuții | Salariu administrator, angajați, CAS, CASS etc. |
| Chirie și utilități | Birou închiriat + energie, apă, internet |
| Servicii profesionale | Contabilitate, avocat, marketing externalizat |
| Licențe și softuri | Microsoft, Adobe, soft facturare, antivirus |
| Consumabile | Toner, hârtie, papetărie |
| Echipamente IT | Laptopuri, imprimante – dacă sunt folosite în firmă |
Important: trebuie păstrate documentele justificative – contracte, facturi, plăți.
Cheltuieli deductibile limitat – unde trebuie atenție
Acestea sunt adesea „zone gri” unde multe firme greșesc. Sunt permise doar în anumite condiții:
1. Cheltuieli de protocol
- Deductibile în limita a 2% din profitul contabil, ajustat cu cheltuielile respective.
- Trebuie evidențiate separat în contabilitate.
2. Sponsorizări
- Deductibile în limita a 0.75% din cifra de afaceri și 20% din impozitul pe profit datorat.
- Firma trebuie să fie plătitoare de impozit pe profit și sponsorizarea să fie către entități eligibile (ONG-uri, fundații etc.).
3. Cheltuieli cu autoturismele
- Deductibile 50% dacă vehiculul este folosit și în scop personal (uzual).
- 100% doar dacă folosința exclusivă în interesul firmei este demonstrabilă (foi de parcurs, GPS etc.).
4. Diurne și deplasări
- Trebuie respectate plafoanele legale (ex. diurnă internă maxim 57,5 lei/zi).
- Necesită documente justificative (ordine de deplasare, bilete, cazări).
Cheltuieli nedeductibile – cele mai frecvente greșeli
| Tip cheltuială | De ce nu este deductibilă |
|---|---|
| Amenzi, penalități, dobânzi ANAF | Nu sunt recunoscute de stat ca fiind „utile” |
| Cheltuieli personale | Achiziții în interes personal, de ex. vacanțe |
| Dividende plătite | Nu sunt cheltuieli, ci distribuiri de profit |
| Rate de leasing operațional | Doar parțial deductibile dacă nu ai documente clare |
| TVA nedeductibil neînregistrat | Dacă nu ești înregistrat în scop de TVA |
Situații frecvente și întrebări din practică
Poate fi dedusă o mașină adusă din Germania?
Da, dar depinde de cum este înregistrată în firmă. Dacă o treci în patrimoniul firmei, ai drept de amortizare și deducere parțială a TVA și combustibilului. Dacă nu ai foi de parcurs, deducerea va fi limitată (50%).
Ce se întâmplă dacă am închiriat un apartament ca sediu social?
Poți deduce chiria și utilitățile proporțional cu activitatea desfășurată. E nevoie de contract de închiriere între părți și dovada plății.
Recomandări contabile pentru firmele mici
- Lucrează cu un contabil care înțelege domeniul tău.
- Fii organizat – păstrează toate facturile, contractele și extrasele bancare.
- Separă cheltuielile personale de cele ale firmei.
- Verifică periodic deductibilitatea cu un expert – legislația fiscală se schimbă frecvent.
Concluzie: Deductibilitatea este o unealtă, nu un pericol
Folosită corect, deductibilitatea cheltuielilor poate reduce semnificativ impozitul pe profit. Dar trebuie să respecți regulile. Un contabil bun te va ghida nu doar să declari corect, ci să optimizezi fiscal fără riscuri.