Ghid e-Factura 2024: Semnătura electronică | Tutorial SPV

Ghid e-Factura 2024: Cum să te înregistrezi în SPV

Sistem e-Factura va fi aplicabil la nivel național începând cu 1 ianuarie 2024, conform prevederilor Legii 296/2023, publicate în Monitorul Oficial numărul 977 din 27 octombrie 2023.

Toate companiile din România, indiferent de sectorul de activitate sau statutul de plătitor de TVA, vor fi obligate să emită și să accepte facturi electronice pentru tranzacțiile B2G (business-to-government) și B2B (business-to-business), atunci când acestea se desfășoară pe teritoriul României.

Sistemul de facturare electronică este deja în vigoare pentru cei care emit facturi către instituțiile statului și pentru tranzacțiile cu bunuri cu risc fiscal ridicat, potrivit Legii 139/2022.

În lumina implementării sistemului e-Factura, am pregătit acest ghid complet care explică termenele de transmitere, resursele IT necesare, modul de obținere a acestora și sancțiunile pentru încălcarea obligațiilor fiscale.

Ce este sistemul e-Factura?

Sistemul RO e-Factura este o metodă electronică utilizată de ANAF pentru colectarea și verificarea facturilor emise de firmele românești, contribuind astfel la combaterea evaziunii fiscale.
Facturile sunt emise în format XML și, odată validate, prezintă sigiliul ANAF.

Cine trebuie să utilizeze e-Factura în 2024?

Toate companiile care efectuează tranzacții B2B și B2G cu locul prestării sau livrării de bunuri în România sunt obligate să folosească sistemul e-Factura.
Aceasta include SRL-uri, PFA-uri, II-uri, IF-urile, profesii liberale și ONG-uri, indiferent de statutul lor fiscal.

Referitor la primirea facturilor prin e-Factura, toate firmele din România, chiar și cele care emit facturi doar pentru clienți străini, trebuie să adopte acest sistem pentru a primi facturi de la furnizorii români.

Termene de transmitere a facturilor în sistemul e-factura:

Există două faze importante stabilite de Legea 296/2023:

Faza 1: În intervalul 1 ianuarie – 30 iunie 2024, contribuabilii sunt obligați să transmită facturile atât în sistemul e-Factura cât și în format PDF sau pe hârtie, acestea putând fi înregistrate în contabilitate.
Facturile electronice trebuie transmise în e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile de la data de 15 a lunii următoare prestării serviciilor.

Faza 2: După 1 iulie 2024, doar factura electronică emisă și transmisă prin e-Factura va putea fi înregistrată în contabilitate, eliminându-se astfel și termenul de 5 zile lucrătoare.

Ce necesități tehnice sunt necesare pentru a folosi e-Factura?

Pentru emiterea facturilor în acest sistem, veți avea nevoie de un cont SPV (Spațiul Privat Virtual) valid și un certificat digital calificat – semnătura electronică.
Este recomandat să aveți propria semnătură digitală.

În continuare, vom detalia cum puteți obține această semnătură și care sunt pașii pentru înregistrarea acesteia la ANAF.

De asemenea, implementarea eficientă a e-Factura necesită utilizarea unui software de facturare care facilitează emiterea rapidă și transmiterea facturilor electronice către ANAF.

Pași pentru obținerea semnăturii electronice:

Verificați lista de furnizori de încredere publicată de Autoritatea pentru Digitalizarea României și selectați un furnizor recunoscut, cum ar fi Certsign, Certdigital sau DigiSign.
Procedurile de achiziție sunt detaliate pe site-urile fiecărui furnizor.

Noi recomandăm clienților noștri unii dintre cei mai importanți furnizori de servicii de încredere calificate din România, cum ar fi:

Certsign – semnatură pe token fizic (stick)
Certsign – semnatură în cloud

Pentru achiziția certificatului digital de la Certsign, se parcurg următorii pași:

Pasul 1. Alegi semnătura electronică calificată potrivită sistemului de operare care rulează pe dispozitivul folosit de tine:

MacOS: certificat pe token
Windows: certificat pe token SAU certificat în cloud

Pasul 2. Parcurgi procesul de achiziţie online, cu identificare video.

Pasul 3. Parcurgi procesul de instalare / configurare şi obţii documentul de confirmare pentru SPV (în funcţie de sistemul de operare şi semnătura achiziţionată), iar pe acesta îl foloseşti la ANAF.

După obținerea certificatului digital calificat pentru semnătură electronică va trebui să îl înregistrați la ANAF înainte de a-l putea folosi pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura.

Înregistrarea semnăturii electronice la ANAF

Dacă doriți să puteți transmite declarații la ANAF, trebuie să urmați următorii pași:

1. Descărcaţi documentul de confirmare de pe portalul ANAF.

După ce ați completat toate datele solicitate în formular, va trebui să îl trimiteți către furnizorul certificatului (certsign sau alt furnizor de la care ați achiziționat certificatul digital).
Furnizorul certificatului vă va returna certificatul completat și contrasemnat de către acesta.
Documentul de confirmare este valabil doar dacă este semnat electronic și de catre titular și de către furnizor (vânzătorul certificatului).
Notă:
-Documentul de confirmare se poate descărca și de pe pagina fiecărui furnizor de semnătură electronică.
-Documentul de confirmare se poate descărca și de aici, dar după descarcarea pe calculator (sau laptop), va trebui sa îl deschideți cu programul Adobe Acrobat Reader (click dreapta si apoi Open With…).

2.Autorizarea pentru depunerea declarațiilor la ANAF.

2.1. Descărcaţi documentul de confirmare de pe portalul ANAF, completaţi-l atât voi cât şi furnizorul certificatului şi transmiteţi-l la ANAF.
Din meniul paginii anaf.ro selectați Servicii Online – înregistrare utilizatori – Depunere declarații – Declarații electronice.

2.2.Listaţi, semnaţi şi ştampilaţi Cererea pentru utilizarea unui certificat digital calificat (formularul 150).

3. Prezentaţi actul de identitate (original+copie), formularul 150 completat, și documentul (original+copie) care atestă calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului la orice unitate ANAF. Ca alternativa a depunerii la ghiseul ANAF, formularul 150 completat si semnat se poate incarca in arhiva zip pe care o veti crea la punctul 5, sau se poate transmite la ANAF prin e-mail.

4. Confirmarea dreptului de utilizare a certificatului digital calificat se trimite pe adresa de email comunicată la înregistrare în termen de 4-7 zile lucrătoare de la depunerea documentelor la organul fiscal. După acest termen, puteţi încerca să utilizați serviciul de Depunere Declaraţii folosind semnătura digitală.
Înregistrarea se finalizează cu transmiterea acestor documente la ANAF, iar confirmarea autorizării va fi primită prin email.

5. Crearea contului SPV.

Pentru a crea accesul în SPV, accesați link-ul ANAF :

Accesați site-ul www.anaf.ro

Accesați meniul Servicii online

Accesați meniul Înregistrare/înrolare persoane fizice/juridice

Accesați meniul Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități

Accesați meniul Înregistrare utilizatori cu certificat digital

Introduceți date firmei pentru care solicitați accesul (CUI-ul) și datele persoanei autorizate

Atasați documentul de confirmare

Atasați arziva .zip cu documentele justificative. (sugestie de documente de încărcat în arhiva .zip:
SRL: CUI, buletin, Act constitutiv, eventual certificat constatator
PFA: CUI, buletin, certificat constatator)

Apăsați Trimite

Introduceți codul de validare primit pe mail și codul capcha generat de sistem.

Se va genera un formular, pe care va trebui sa îl păstrați ( salvat in PDF sau listat).

Așteptați aprobarea accesului de către ANAF.

Veți primi de la ANAF notificare pe mail cu aprobarea accesului În SPV (Spațiul Privat Virtual).

Notă: În unele cazuri, ANAF solicită depunerea de către administrator a documentului Împuternicire SPV (Procură SPV), care trebuie să conțină obligatoriu următoarele precizări:
In conformitate cu Ordinul ANAF Nr.1090/2022, se precizează următoarele:

In indeplinirea prezentului mandat, Imputernicitul inregistreaza Societatea in SPV prin intermediul certificatului digital calificat pe care il detine si va putea reprezenta societatea ________ cu puteri depline in fata Administraţiei Financiare, precum si in fata oricaror autoritati romane competente, in vederea indeplinirii atributiilor care ii revin prin semnarea prezentei imputerniciri.
Imputernicirea sau mandatul de reprezentare este generală pentru toate operaţiunile din SPV.
Prin prezenta imputernicire imi dau acordul cu privire la accesul la informaţiile referitoare la istoricul acţiunilor anterioare din SPV al ________. Se accepta termenii şi condiţiile de utilizare a SPV.

Transmiterea facturilor în e-Factura

Facturile se pot transmite manual prin încărcare în contul de SPV, sau printr-un program de facturare care integrează e-Factura.

Multe programe de facturare permit transmiterea rapidă a facturilor prin apăsarea unui buton.

Facturile emise pot fi verificate direct din software fără a fi nevoie să accesați SPV-ul.

Amenzi pentru întârzieri și netransmiterea facturilor:
În perioada de acomodare (1 ianuarie – 31 mai 2024), este permisă transmiterea facturilor în format XML în e-Factura și pe email în PDF sau pe hârtie. După această perioadă, nerespectarea termenilor de transmitere se va sancționa cu amenzi între 1.000 și 10.000 de lei, în funcție de categoria contribuabilului.

De la 1 iulie 2024, înregistrarea în contabilitate a facturilor care nu sunt transmise în e-Factura va atrage sancțiuni egale cu valoarea TVA-ului înscris pe factura respectivă. Această măsură se aplică inclusiv firmelor neplătitoare de TVA.

În final, e-Factura din 2024 vine cu o serie de schimbări importante, iar adoptarea acestui sistem este esențială pentru conformitatea fiscală în România.

Acest ghid a fost creat pentru a clarifica aspectele principale și a vă pregăti pentru tranziție.

Consultanții nostri pot fi contactați la:
0743-407.407 sau la adresa bmmpremiumtax@gmail.com