Cum să te pregătești pentru un control ANAF în 2025
Un control ANAF nu este neapărat o veste rea sau un motiv de panică. Este, de fapt, o verificare care face parte din viața oricărei firme, indiferent cât de mare sau mică este. Important este să înțelegi ce presupune, cum te pregătești și cum să colaborezi în mod eficient cu echipa de inspecție fiscală.
Am scris acest articol ca și cum ți-aș explica eu, ca expert contabil, ce ar trebui să știi dacă mâine primești un e-mail sau o notificare de la ANAF. Vom parcurge pas cu pas tot ce înseamnă organizare, ce documente trebuie să ai pregătite, care sunt semnalele care pot atrage un control și cum gestionezi tot procesul fără stres inutil.
Ce tipuri de controale poate face ANAF?
Există mai multe forme prin care ANAF poate verifica activitatea unei firme:
- Verificarea documentară – este o analiză făcută de ANAF pe baza informațiilor deja existente în sistem, adică din declarațiile tale fiscale. Nu presupune o vizită fizică și de multe ori se finalizează doar cu o notificare sau clarificare.
- Controlul inopinat – apare fără avertisment, de obicei pentru verificări punctuale: o factură suspectă, un furnizor verificat, diferențe de TVA sau neconcordanțe evidente.
- Inspecția fiscală generală – este cea mai detaliată și poate dura mai mult timp. Primești o notificare oficială și o listă de documente pe care trebuie să le pui la dispoziție într-un termen legal, de regulă 15 zile lucrătoare.
În toate cazurile, atitudinea ta și modul în care ai organizat contabilitatea contează foarte mult. Nu te judecă nimeni pentru că ai făcut o greșeală – dar lipsa de organizare sau încercările de a „repara” în ultimul moment sunt clar în defavoarea ta.
Ce atrage de obicei un control?
ANAF nu face controale aleatoriu. De obicei, există niște „triggere” – semnale care ridică semne de întrebare. Printre cele mai frecvente:
- Ai TVA de plată foarte mic comparativ cu rulajul firmei
- Declari pierderi mai mulți ani la rând
- Depui frecvent declarații rectificative
- Declari cifre mari fără să ai angajați sau colaboratori
- Lucrezi în domenii cu risc fiscal ridicat (ex: construcții, comerț cu marfă, transporturi)
Uneori, e suficient ca o firmă cu care colaborezi să fie verificată și să apară în acel dosar și numele tău – și automat intri în vizorul inspectorilor.
Ce documente trebuie să fie la zi?
Indiferent că ești SRL sau PFA, ANAF va cere o serie de documente justificative. Iată ce trebuie să ai pregătit oricând:
- Declarațiile fiscale: D100, D112, D300, D394, D205, Declarația unică (pentru PFA)
- Contracte încheiate – atât cu clienți, cât și cu furnizori
- Facturi emise și facturi primite, arhivate corect
- Extrase bancare și ordine de plată
- Balanța contabilă și fișele de cont
- Registrul de evidență fiscală (obligatoriu pentru PFA sistem real și firme plătitoare de impozit pe profit)
- Registrul de casă și Registrul inventar (dacă lucrezi cu numerar sau ai stocuri)
- Inventarierea anuală a patrimoniului
Toate aceste documente trebuie să fie clare, datate, numerotate și să aibă suport justificativ (contracte, documente de plată, documente de transport, după caz).
Ce faci dacă primești o notificare?
În primul rând, nu intra în panică. Ia notificarea și trimite-o imediat contabilului tău. În paralel, începe să aduni documentele cerute. Dacă ai lucrat organizat, totul ar trebui să fie la îndemână.
Verifică ce tip de control este – documentar sau inspecție. Dacă este inspecție fiscală, inspectorii vor veni fie la sediul firmei, fie la sediul contabilului (dacă activitatea este externalizată). Este esențial să ai un spațiu pregătit și să colaborezi deschis. Dacă ceva lipsește, este mai bine să spui adevărul decât să încerci să „inventezi” explicații.
Drepturile tale în timpul controlului
Ai dreptul să fii asistat de un contabil sau consultant. Ai dreptul să ceri timp pentru a furniza anumite documente. Și foarte important – ai dreptul să contești procesul-verbal de inspecție, dacă nu ești de acord cu concluziile. Nu semna nimic în grabă – cere timp să analizezi.
Totodată, inspectorii ANAF sunt obligați să se legitimeze, să îți prezinte ordinul de control și să respecte un cod de conduită. Poți cere și copii după documentele emise în timpul controlului.
Recomandări simple dar esențiale
- Folosește un folder digital în care arhivezi tot lunar: facturi, extrase, contracte
- Nu plăti nimic „la negru” și evită să cumperi bunuri personale pe firmă fără justificare
- Fă o verificare internă (chiar cu ajutorul contabilului) o dată pe an
- Dacă folosești numerar – ține registrul de casă la zi, cu bonuri, chitante, justificări clare
Concluzie
Un control ANAF nu este un război și nu trebuie tratat cu frică. Este un proces care face parte din viața unei firme și care, cu organizare bună, poate trece fără probleme. Cei mai vulnerabili sunt antreprenorii care nu cunosc ce acte trebuie păstrate, care nu întreabă contabilul și care lasă totul „pe ultima sută de metri”.
Recomandarea mea este să fii proactiv: cere periodic un „dosar de control”, întreabă dacă sunt lipsuri și mai ales – nu aștepta să vină un control ca să pui lucrurile în ordine. Mai bine previi decât să repari.